Datenschutzerklärung

Diese Erklärung beschreibt, wie personenbezogene Daten in der Vereinsdach-Verwaltung verarbeitet werden. Das betrifft die Produktseite, die Vereinsverwaltung und das öffentliche Formular für Mitgliedsanträge.

1. Wer verantwortlich ist

Für den Betrieb der Verwaltung, die Produktseite und die Zugänge der Vereine ist verantwortlich:

Wichtig: Für die Daten der Mitglieder und Antragstellenden ist der jeweilige Verein verantwortlich, denn er entscheidet, wen er aufnimmt und welche Beiträge er einzieht. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Fragen dazu richtet ihr am besten direkt an euren Verein.

2. Hosting, Verbindung und Datentrennung

Die Verwaltung läuft auf einem Server unseres Hosting-Dienstleisters Hostinger in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union. Beim Aufruf werden IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browserangaben technisch bedingt verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Verbindung ist durchgehend TLS-verschlüsselt. Jeder Verein hat einen eigenen, baulich getrennten Datenbereich. Abfragen eines Vereins können die Daten eines anderen nicht erreichen.

3. Zugänge für Vereine

Für jede Person mit Zugang speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle, das Passwort als bcrypt-Hashwert und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Das ist nötig, um den Vertrag mit dem Verein zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4. Daten in der Vereinsverwaltung

In der Verwaltung führen Vereine unter anderem Stammdaten und Kontaktdaten ihrer Mitglieder, Geburtsdaten, Mitgliedschaften und Abteilungen, Bankverbindungen und SEPA-Mandate, Beitragsforderungen, Spenden, Sponsorenverträge, Rechnungen und Dokumente. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich im Auftrag des Vereins und nach seinen Weisungen. Wir werten sie nicht aus und geben sie nicht weiter. Dokumente liegen außerhalb des öffentlichen Webverzeichnisses und sind nur nach Anmeldung abrufbar. Als vertraulich markierte Dokumente sehen nur Vorstand und Administratoren.

5. Online-Mitgliedsantrag

Über das Antragsformular eines Vereins werden die eingegebenen Angaben an diesen Verein übermittelt. Dazu gehören Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, gewählte Mitgliedschaft, gegebenenfalls Kinder und das SEPA-Lastschriftmandat mit Kontoinhaber und IBAN. Als Nachweis für das online erteilte Mandat speichern wir zusammen mit dem Antrag den Zeitpunkt und die IP-Adresse. Anhand der IP-Adresse begrenzen wir außerdem die Zahl der Anträge pro Stunde, um Missbrauch zu verhindern. Über den Antrag entscheidet der Verein. Lehnt er ihn ab, kann er ihn löschen.

6. Anfrage über das Kontaktformular

Fragt ihr über das Formular auf der Produktseite einen Zugang an, speichern wir Vereinsname, Ansprechperson, E-Mail-Adresse und die freiwilligen Angaben (Telefon, Mitgliederzahl, Nachricht), um die Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen). Zum Schutz vor massenhaften Einsendungen speichern wir außerdem die IP-Adresse und löschen sie nach 30 Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Anfrage nach spätestens sechs Monaten.

7. Cookies

Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Sitzungscookie („klubwerk_session“, 7 Tage, nur über HTTPS, für Skripte nicht lesbar; § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Produktseite, das Kontaktformular und das Antragsformular setzen keine Cookies. Wir nutzen keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Werkzeuge. Schriften liefern wir von unserem eigenen Server aus.

8. Speicherdauer und Sicherungen

Daten eines Vereins bleiben gespeichert, solange der Verein sie in Vereinsdach führt oder bis zum Vertragsende. Danach stehen sie noch 30 Tage für einen Export bereit und werden anschließend gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, etwa für gestellte Rechnungen, beachtet der Verein. Wir sichern die Datenbank und die Dokumente täglich. Die Sicherungen bewahren wir 30 Tage auf und löschen sie dann automatisch.

9. Empfänger

Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung weitergegeben. Zugriff haben nur die Personen, denen der Verein einen Zugang gibt, und wir als Betreiber, soweit es für Betrieb und Support nötig ist. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.

10. Eure Rechte

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

Für Mitgliederdaten wendet ihr euch an euren Verein. Anfragen, die bei uns unter philipp.bickel@1863venture.com eingehen, leiten wir an den Verein weiter.